Hay una forma de entender mejor cada uno de los procesos que se realizan dentro de la organización, y así entender los movimientos lógicos de los dato, el analista de sistemas realiza diagramas de flujo de datos. Existen 4 ventajas que posee el enfoque del flujo de datos, las cuales describen la relación con la forma en que los datos se mueven a través del sistema:
1. Libertad para emprender la implementación técnica del sistema en las etapas tempranas.
2. Una comprensión más profunda de la interrelación entre sistemas y subsistemas.
3. Comunicar a los usuarios el conocimiento sobre el sistema actual mediante diagramas de flujo de datos.
4. Análisis de un sistema propuesto para determinar si se han definido los datos y procesos necesarios.
En estos diagramas de flujo de datos son utilizados 4 símbolos básicos los cuales ayudan a graficar el movimiento de los datos: un cuadrado doble, una flecha, un rectángulo con esquinas redondeadas y un rectángulo abierto (cerrado en el lado izquierdo y abierto en el derecho). Con la combinación de estos cuatro símbolos se puede describir gráficamente un sistema completo y varios subsistemas.
Todo diagrama de flujo tienen que ser desarrollados de manera sistemática, el analista tiene que ver cada uno de los flujos de datos desde una manera de jerarquía, ose a de arriba hacia abajo. Ya que hayan recabado una lista básica de elementos de datos, entonces se podrá realizar el diagrama de contexto; el diagrama de contexto debe de mostrar de manera inicial un panorama global que incluye las entradas básicas, el sistema general y las salidas de los datos. Se dice que este tipo de diagrama es el nivel más alto en un diagrama de flujo de datos y este contiene un solo proceso, que representa a todo el sistema en sí. El siguiente nivel es el diagrama 0, este es la ampliación del diagrama de contexto y este a su vez puede incluir hasta nueve procesos. El otro diagrama es la creación del diagrama hijo, el diagrama anterior se le denomina proceso padre, ya que con la ayuda del diagrama 0 se crea la ampliación con el diagrama hijo, este diagrama no puede producir salida o no puede este recibir entrada, siempre y cuando el proceso padre no produzca o reciba también.
Hay que tener en cuenta que al realizar un diagrama de flujo de datos se pueden cometer errores, como puede ser:
• Olvidar incluir un flujo de datos o apuntar con una flecha en la dirección incorrecta
• Conectar directamente entre sí almacenes de datos y entidades externas
• Entre otros errores.
Existe también el diagrama de flujo de datos lógico y físico, de manera lógica el diagrama se enfoca más a lo que es el negocio y el funcionamiento de este, mientras que de manera física muestra en si como se implementara el sistema, incluyendo todo lo relacionado con el software, hardware, etc.
Hay varias ventajas al usar un modelo lógico, entre ellas:
1. Mejor comunicación con los usuarios.
2. Sistemas más estables.
3. Mejor entendimiento del negocio por parte de los analistas.
4. Flexibilidad y mantenimiento.
5. Eliminación de redundancias y creación más sencilla del modelo físico.
Así como los diagramas de flujo de datos lógicos tienen ciertas ventajas, los diagramas de flujo de datos físicos tienen otras, entre ellas:
1. Aclarar qué procesos son manuales y cuáles son automatizados.
2. Describir los procesos con mayor detalle los DFDs lógicos.
3. Distribuir en un orden particular los procesos que se deben realizar.
4. Identificar los almacenes de datos temporales.
5. Especificar los nombres reales de archivos y documentos impresos.
6. Agregar controles para asegurar que los procesos se realicen adecuadamente.
